Building Information Modeling, cos’è, quali vantaggi offre

Il Building information Modeling Permette di ricreare un modello virtuale di edificio, non una semplice rappresentazione tridimensionale, ma un modello dinamico che contiene informazioni su: geometria, materiali, struttura portante, caratteristiche termiche e prestazioni energetiche, impianti, costi, sicurezza, manutenzione, ciclo di vita, demolizione, dismissione

Nel settore edilizio il BIM (Building Information Modeling) è una organizzazione di lavoro che si sta sempre più affermando. Vediamo cos’è il BIM, a cosa serve e quali sono i reali vantaggi offerti da questa metodologia al settore delle costruzioni. Soprattutto come avvalersene utilizzando una gestione documentale con relativi flussi di avanzamento procedurale, per fare in modo che la documentazione sia correttamente archiviata e condivisa, opportunamente controllata e approvata e infine, sia con certezza opponibile a terzi al verificarsi di eventuali controversie, anche di carattere legale. Inoltre,  il BIM può essere utilizzato ai fini della certificazione energetica degli edifici.

Cos’è BIM

BIM è l’acronimo di Building Information Modeling, modello di informazioni di un edificio, ovvero la rappresentazione digitale di caratteristiche fisiche e funzionali di un oggetto. Innanzitutto occorre chiarire che il BIM va inteso come una metodologia operativa e non come uno strumento. Il BIM può essere immaginato come un processo di:

Data Strategy: quali sono le 3 fasi principali del processo di relazione con il cliente?

Business Analytics

Business Intelligence

Consente all’invio di inviti a eventi e iniziative culturali di ciascuno dei Titolari, nonché l’invio di comunicazioni inerenti white paper e/o di contenuti editoriali e/o altre informazioni riguardanti le loro attività con modalità di contatto automatizzate e tradizionali.

  • programmazione
  • progettazione
  • realizzazione
  • manutenzione

di una costruzione che utilizza un modello informativo, ossia un modello che ne contiene tutte le informazioni che riguardano il suo intero ciclo di vita, dal progetto alla costruzione, fino alla sua demolizione e dismissione.

 

Una premessa di base è la collaborazione tra le diverse figure interessate nelle diverse fasi del ciclo di vita di una struttura, al fine di inserire, estrarre, aggiornare o modificare le informazioni nel BIM.

Grazie al BIM, dunque, è possibile ricreare un modello virtuale di edificio che non è una semplice rappresentazione tridimensionale, ma un modello dinamico che contiene una serie di informazioni su:

  • geometria
  • materiali
  • struttura portante
  • caratteristiche termiche e prestazioni energetiche
  • impianti
  • costi
  • sicurezza
  • manutenzione
  • ciclo di vita
  • demolizione
  • dismissione

Caratteristica principale di tale filosofia è un approccio altamente strategico, che offre la possibilità di analizzare l’oggetto architettonico e valutare le sue prestazioni già in fase progettuale: ovviamente ogni aspetto gestito da BIM ha come conseguenza la produzione di documenti, spesso aventi valore legale, che possono subire nel tempo modifiche e/o aggiornamenti, senza per questo escludere che si debba avere una memoria storica dei documenti obsoleti, consultabile in qualsiasi momento. La bontà di qualsiasi soluzione informatica meramente rivolta alla produzione di documentazione tecnica sarebbe pesantemente inficiata qualora le risorse umane coinvolte non fossero correttamente organizzate e i relativi documenti non condivisi e resi disponibili in modo appropriato

Abbiamo perciò:

  • una serie di figure coinvolte a vario titolo nel medesimo progetto che devono poter accedere alla documentazione di loro competenza nel modo più agevole possibile garantendo che questa sia la versione più aggiornata e che, nel caso di iter approvativi, sia stata validata dalle figure poste alla supervisione del progetto.
  • Una vasta gamma di documenti che vanno dal disciplinare tecnico fino all’elaborato progettuale, passando per tutta la documentazione relativa agli adempimenti burocratici imposti dalla normativa vigente, di cui deve essere certa la validità e di cui occorre necessariamente limitare al massimo la copia e/o duplicazione in modo da avere la certezza che ogni risorsa possa con sicurezza avere accesso alla versione più aggiornata del documento stesso

Da questo deriva la necessità di:

  • Individuare una struttura organizzativa coerente e funzionale da utilizzare come modello per ogni progetto
  • Classificare a priori le diverse tipologie di documentazione omogenee in termini di natura e trattamento definendone gli step di avanzamento e le modalità di consultazione in funzione della struttura organizzativa del punto precedente (ivi inclusa la profilazione delle autorizzazioni di accesso)
  • Definire il set di documentazione obbligatoria e avere un feedback automatico di mancanza e di inoltro richiesta di conferimento
  • Definire per ogni tipologia di documentazione un set di metadati che, oltre a classificare in modo corretto e univoco il documento, potranno costituire utilissime chiavi di ricerca dei documenti stessi
  • Determinare una regola di fascicolazione logica per la quale tutti i documenti siano direttamente riferibili a un progetto, pratica, procedura e ricercabili in funzione di queste chiavi di parametrizzazione
  • Dare ad ognuno di questi documenti una valenza probatoria adeguata alla natura dello stesso attribuendo in modo certo paternità, autenticità, inalterabilità e datazione di riferimento; soprattutto garantendola per tutto l’arco di tempo necessario in funzione delle esigenze operative e in ottemperanza alle disposizioni legali/fiscali in materia
  • Rendere disponibili questi documenti evitandone il più possibile lo scambio “fisico”, ovvero utilizzando nel modo più spinto possibile il web per poter avere accesso a un cloud privato o a un server aziendale; si faccia attenzione che questa non è una esigenza indotta dalla pandemia in corso, bensì è una condizione irrinunciabile affinché si possa iniziare a parlare compiutamente di smart working e dei conseguenti benefici in termini di ottimizzazione delle procedure.
  • Preservare la sicurezza e la protezione dei dati personali presenti nella documentazione in conformità alla normativa europea GDPR 2016/679
  • Replicare un numero indefinito di volte la stessa struttura organizzativo/documentale in modo da uniformare la gestione dei vari progetti

Una buona suite software di document management, può risolvere in modo brillante tutti questi importanti input e costituire uno strumento indispensabile per l’informatizzazione del processo e l’ottimizzazione delle procedure a esso riferibili con la conseguenza di avere come ritorno anche tangibili benefici economici. È ovviamente fondamentale un’accurata analisi iniziale che permetta di mettere a punto l’organizzazione aziendale in funzione dei nuovi input e di conseguenza sviluppare un work flow che, pur dotato di una controllata flessibilità, ne rispetti fedelmente la logica e le regole guida.

BIM, un esempio pratico

Un esempio pratico di come tradurre in pratica quanto sopra illustrato è rappresentato graficamente da un work flow di avanzamento e approvazione di un progetto in cui, oltre alle modalità operative previste, risultano ben chiare anche le diverse tipologie di risorse umane coinvolte e le relative competenze e attività assegnate. Deve essere chiaro fin da subito che molto probabilmente sarà da sviluppare un work flow per ogni tipologia documentale, ma è importante fin da subito uniformare il più possibile i diversi processi, sia individuando modalità operative comuni di caricamento e accesso ai documenti, sia replicando logiche condivise di avanzamento processo che aumentino l’interoperabilità delle risorse umane coinvolte; è ovvio che ogni modello operativo replicabile diminuisce sensibilmente i tempi di realizzazione e di conseguenza i relativi costi che l’azienda dovrà sostenere. Nessun software, per quanto evoluto possa essere, potrà mai sostituire un’analisi funzionale correttamente svolta sulla base dei requisiti e delle specifiche determinate.

Dalla rappresentazione sopra esposta è immediatamente individuabile la struttura organizzativa che sta alla base della procedura:

  • uno o più progettisti che provvedono a caricare il proprio elaborato
  • un team coordinator che ha la funzione di verificare gli elaborati e che perciò può bloccare se necessario l’avanzamento del processo, oppure renderlo disponibile alla figura successiva
  • responsabile disciplinare con la funzione di valutare la conformità degli elaborati ai disciplinari tecnici alla base del progetto edilizio
  • cliente o direzione lavori con la prerogativa dell’approvazione finale dell’elaborato

Il workflow è strutturato in modo che:

  • il progettista possa caricare l’elaborato direttamente dall’applicazione documentale (anche inviando il file con una mail a un indirizzo di posta dedicato e da questo automaticamente prelevato dal workflow) oppure caricandola in una hot folder su un server, oltre al documento principale, ad integrazione, egli può caricare documenti secondari classificati come allegati. Ovviamente il progettista avrà sempre accesso al documento, ma non potrà modificarlo in quanto dovrà essere oggetto di approvazione. Nel caso il documento necessiti di modifiche, queste costituiranno una nuova release del documento stesso in modo da preservare lo storico dello stesso.
  • il team coordinator, nel livello successivo, potrà eseguire le operazioni previste sul documento e classificarlo come avanzabile, oppure restituendolo al progettista un numero indefinito di volte, completato da note tecniche/allegati che indichino quali modifiche devono essere effettuate. Se il documento è ritenuto idoneo questo viene contrassegnato come valido e il workflow si occuperà automaticamente di avanzarlo di stato dandone avviso alle risorse umane coinvolte nello step successivo.
  • il responsabile disciplinare opererà a un livello autorizzativo più alto e come il team coordinator avrà facoltà di accesso al documento nei modi prestabiliti e potrà rendere avanzabile l’elaborato, oppure restituirlo al team coordinator con le indicazioni delle modifiche da apportare.
  • l’ultimo livello è quello in cui il cliente o la direzione lavori conferisce ai documenti il benestare definitivo o la richiesta di revisione esattamente come negli step precedenti. Nel caso ildocumento riceva l’approvazione definitiva, la stessa viene resa nota a tutti gli step precedenti

Le modalità operative del workflow hanno come principi fondamentali che:

  • i documenti non vengono modificati, bensì ne viene attivata la gestione del versioning in modo da avere sempre la tracciabilità storica
  • lo stato di avanzamento del documento è deciso dal workflow in base alle operazioni effettuate dagli utenti ed è sempre immediatamente identificabile dall’utente attraverso il software di workflow e document management.
  • le variazioni di stato devono essere sempre individuate temporalmente e questa informazione deve essere adeguatamente resa disponibile, ma soprattutto classificata come non modificabile
  • ogni livello autorizzativo è profilato in modo che abbia a disposizione solo tipologie documentali, fasi di avanzamento, dati e documenti preventivamente stabiliti
  • i documenti, onde garantirne autenticità, paternità e inalterabilità possono essere soggetti a diversi tipi di firma elettronica (in funzione della natura del documento stesso) e alla marcatura temporale in modo da darne una precisa collocazione temporale
  • le variazioni di avanzamento sono comunicate agli interessati tramite warning all’apertura del client di gestione documentale, oppure con mail di segnalazione
  • ogni documento deve essere oggetto di fascicolazione logica, almeno su due livelli in modo da essere visto in forma aggregata per progetto oppure per tipologia di documento
  • a ogni progetto può essere agganciata una gestione di avanzamento lavori che possa essere visivamente rappresentata e tenuta sotto controllo nelle tempistiche di attuazione dalla data di approvazione definitiva

La spiegazione volutamente sintetica del work flow ha l’intenzione di indurre a riflettere maggiormente sull’analisi dei requisiti e sulla struttura funzionale, più che sull’individuazione degli strumenti e soluzioni tecniche da utilizzare, che verranno scelte come conseguenza di questo fondamentale lavoro iniziale.

di Mauro Fassi, consulente Zerod srl

Un Caso di Successo: Comunità Dzog-Chen- Merigar – Arcidosso (GR)

La Comunità Dzogchen Internazionale è una comunità laica di dimensioni planetarie basata sui principi della consapevolezza e del rispetto. Sorta spontaneamente intorno a Chögyal Namkhai Norbu, ispiratore e Maestro, ed è aperta a tutti.

I vari centri della Comunità sono considerati luoghi per avvicinare, condividere e applicare la pratica della consapevolezza, luoghi in cui è possibile collaborare con gli altri in una prospettiva di comune arricchimento personale.

Merigar (‘residenza della montagna di fuoco’), fondata nel 1981, è il primo centro della Comunità Dzogchen e si trova in Toscana, nei pressi del monte Amiata, nel comune di Arcidosso.

Con il patrocinio di UBI (Unione Buddhista Italiana) è stato valutato e poi scelto il nostro progetto basato su piattaforma documentale EVODOC per la digitalizzazione di tutto il patrimonio storico della COMUNITA’ DZOGCHEN di MERIGAR.

EVODOC si è dimostrata una soluzione documentale completa e modulare, in grado di rendere consultabile in modo strutturato l’attuale ARCHIVIO MULTIMEDIALE, prevedendo inoltre la possibilità di rendere fruibile, in un prossimo futuro, i contenuti, oltre che dai membri iscritti, anche da parte di tutti gli utenti che accedono al Web.

Nel corso degli anni la comunità ha costruito un patrimonio di informazioni, pari a c.ca 100TB realizzando foto, video e producendo diversa documentazione in formato cartaceo. Parte delle informazioni multimediali sono state riprese da un attuale archivio digitale.

La soluzione proposta con EVODOC prevede in futuro, di poter essere inoltre estesa in ambito amministrativo ed organizzativo, nelle fasi di gestione dei documenti e dei vari processi interni.

Siamo orgogliosi insieme al nostro partner TECNICOFFICE S.r.l. di Bergamo per aver realizzato un importante passo nel processo di innovazione tecnologica, all’interno della Comunità di Merigar, funzionale ad un avvicinamento sempre maggiore di persone ai principi del Buddhismo e dello DZOG-CHEN in Italia e nel mondo.

evoTRUST è il nuovo modulo EVODOC che introduce il concetto di blockchain

Quando si parla di blockchain si parla di un registro digitale condiviso e immutabile che facilita il processo di registrazione delle transazioni e di tracciamento degli asset in una rete di business. Un asset può essere tangibile (case, automobili, soldi, terre) o intangibile (proprietà intellettuali, brevetti, copyright, marchi). Praticamente qualsiasi cosa che abbia un valore può essere rintracciata e scambiata su una rete blockchain, riducendo i rischi e i costi per tutte le persone coinvolte.

Sappiamo bene che il business dipende dalle informazioni utilizzate, e quanto queste sono rapide ed accurate, tanto producono vantaggi. La blockchain è la soluzione ideale per distribuire le informazioni perché fornisce informazioni immediate, condivise e completamente trasparenti, memorizzate su un registro immutabile a cui possono accedere solamente i membri di rete che abbiano un’ autorizzazione. Una rete blockchain può tenere traccia di ordini, pagamenti, conti, fasi e processi di produzione e molto altro ancora. E poiché i membri coinvolti condividono una visione singola della verità, è possibile vedere tutti i dettagli di una transazione end-to-end, generando così maggiore fiducia, oltre a nuove efficienze e opportunità.

L’importanza della blockchain sta’ sicuramente nella sua capacità di semplificare molte delle azioni che abitualmente svolgiamo in modo tradizionale , come acquistare e vendere prodotti, pagare bollette, trasferire soldi e archiviare documenti.

evoTRUST è il nuovo modulo EVODOC che introduce il concetto di blockchain nel mondo della gestione documentale, rafforzando i principi di sicurezza, immutabilità, tracciabilità dei dati! 

TrustedChain® è invece una piattaforma blockchain privata, per sviluppare progetti di business utilizzando le potenzialità della tecnologia blockchain. L’integrazione con la piattaforma EVODOC rappresenta un valore aggiunto di notevole importanza

Le caratteristiche fondamentali della tecnologia blockchain sono le seguenti:

  • informazioni decentralizzate, poiché distribuite sui vari nodi;
  • trasferimenti tracciabili, poiché tramite il registro si può risalire alla provenienza;
  • disintermediazione delle transazioni;
  • trasparenza e verificabilità del contenuto del registro;
  • immutabilità dei dati sul registro, che una volta trascritti non possono essere modificati o alterati senza il consenso della rete;
  • trasferimenti programmabili in base al verificarsi di determinate condizioni.

evoTRUST e TrustedChain insieme, migliorano i processi di business, offrendo:

  • TRASPARENZA
  • TRACCIABILITA’
  • ANTICONTRAFFAZIONE
  • FIDUCIA
  • INTERCONNESIONE

Molti sono gli ambiti gli applicativi:

• Supply chain
• Progettazione e bim
• Automotive
• Farma e sanità
• Settore utility: rifiuti
• Gestione gare e documenti
• Food
• Pa

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Firmare digitalmente da remoto i propri documenti

Il 90% delle aziende, invia i propri documenti verso l’esterno senza preoccuparsi dell’effettiva e reale validità rispetto alle normative vigenti. Molto spesso le aziende, quando ricevono un ordine, o un contratto si limitano ad acquisire un PDF inviato via mail, con la scansione del documento firmato a penna. Questa modalità operativa non dà alcuna garanzia sulla reale opponibilità a terzi di questi documenti anche se firmati. In caso di contenzioso, mancato pagamento o verifica fiscale, un atto di questo genere non ha alcuna concreta validità. Questa situazione determina la necessità di mettere in sicurezza i processi di sottoscrizione dei propri documenti, inviati a clienti e/o fornitori (offerte, ordini, contratti, altro).

Ecco come evo_SAW permette di ottenere :

EFFICIENZA e COST SAVING

Evitare costi di trasferta solo per raccogliere la
firma su un contratto, ordine o pratica. Lavorare
a distanza, sottoscrivendo un contratto via web.

MONITORAGGIO e CONTROLLO

Controllo completo dei documenti inviati e dei
relativi processi di vendita e di pagamento.

OTTIMIZZAZIONE RISORSE UMANE

Ridurre i costi e ottimizzare l’attività del
personale amministrativo per il recall su
documenti in attesa di sottoscrizione.

SICUREZZA

Rendere la firma del cliente valida e conforme
agli standard normativi e di legge inviando
digitalmente un documento.

 

Controllo accessi, termocamere e molto altro …

Nei giorni scorsi abbiamo aiutato le aziende per far lavorare i propri dipendenti e collaboratori da casa, in modalità SmartWorking, permettendo di condividere remotamente documenti, informazioni e processi di Work Flow e garantendo la continuità operativa.

Pensando ai loro clienti li abbiamo aiutati a firmare legalmente documenti e contratti aziendali in remoto, attraverso il modulo evoSAW, validando la firma con certificato di firma digita (FEA) e codice OTP sul cellulare.

Ora, il rientro alle attività lavorative stà cambiando, in modo decisamente importante, la modalità con cui garantire la sicurezza dei propri dipendenti, dei clienti, dei fornitori, dei consulenti e di tutte quelle persone, interne o esterne, che avranno la necessità di accesso ad uffici, aziende e cantieri e a tutti quei luoghi dove ci sono attività da condividere.

Diversamente da prima, in seguito a questa nuova e inaspettata situazione, deve essere previsto un ingresso alle aree di lavoro che preservi al meglio la salute delle persone.

Ancora una volta la nostra piattaforma EVODOC, con le funzionalità di evoACCESS,  supera il concetto di “semplice documentale” offrendo una valida e sofisticata soluzione.

Con funzioni di intelligenza artificiale e di riconoscimento facciale,  controlliamo e gestiamo i visitatori, la temperatura corporea, il corretto utilizzo della mascherina, la catena dei contatti, la gestione del registro accessi e tutti i documenti necessari per l’autorizzazione all’utilizzo dei dati.

Alcuni vantaggi di evoACCESS:

  • Non richiede l’operatore dedicato;
  • Acquisizione del dato, dell’immagine e della temperatura in modo automatico;
  • Gestione e tracciatura degli accessi e del registro visitatori;
  • Archivio delle immagini e dei dati;
  • Controllo e rilevazione temperature del personale (senza operatore);
  • Controllo sul corretto utilizzo della mascherina;
  • Gestione dei documenti da allegare e conservare per l’accesso all’azienda;
  • Gestione del consenso informato da consegnare, con conservazione del modello firmato;
  • Gestione della catena dei contatti;

Modalità di installazione:

  • Soluzione in Cloud;
  • Soluzione in House presso la sede del cliente;

Smart Working: cosa posso fare con EVODOC

Mai come in questo periodo si è parlato di SmartWorking!

Esiste un ben precisa definizione emanata dal Ministero del Lavoro che spiega l’idea di Smart Working o “Lavoro Agile”, e ne indica quali sono i vincoli, in termini di spazi, orari e organizzzione tra dipendenti e datori di lavoro. Una modalità che in periodi normali aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro favorendo la crescita della sua produttività, ma in momenti come questi di lookdown, aiuta le aziende a mantenere vive le proprie attività produzione o di servizi.

Ma lo Smart Working è il risultato di un processo complesso, che passa attraverso l’uso dell’innovazione digitale a supporto della collaborazione tra le persone.

In tutto questo la tecnologia gioca evidentemente un ruolo chiave, perché quando si parla di Digital Transformation si pensa anche all’applicazione di tecnologie avanzate per connettere persone e condividere dati, documenti e informazioni.

EVODOC ora più di prima può aiutare le aziende nel processo di digitalizzazione,organizzazione  e condivisione dei propri dati e documenti verso dipendendi e collaboratori che lavorano da casa.

 

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L’innovazione per l’azienda, va oltre la digitalizzazione

Fattura elettronica e digitalizzazione nelle imprese, argomenti noti, ma forse la vera innovazione non è solo questa.

Forse, c’è molto di più e si può andare oltre !

Qui con noi oggi Guglielmo Trivella, Amministratore Delegato di Zerod, società specializzata nella progettazione, sviluppo e gestione di soluzioni innovative, nel settore del Document Management.

Sig. Trivella cosa intende quando dice che “la vera innovazione non è solo questa, che c’è molto di più”, ci può spiegare meglio questo concetto ?  

L’innovazione quando porta dei miglioramenti senza essere troppo invasiva,  è sempre positiva. Andare oltre per noi di Zerod ha un significato fondamentale. Vuol dire non fermarsi al primo obiettivo, ma cercare il miglioramento continuo per l’azienda Cliente. Questo modus operandi rappresenta la nostra filosofia: “oltre il concetto di documentale”.

Cosa significa questo? Oggi le soluzioni applicative disponibili sono molte (CRM, BPM, ERP, BI) ed ognuna risolve bene uno specifico problema, ma quasi sempre in modo indipendente. Ogni azienda dovrebbe avere a disposizione degli strumenti che possano integrare ed agevolare gli asset aziendali, come la collaborazione interna, la comunicazione e condivisione tra clienti e fornitori, l’analisi dei dati e delle informazioni, il controllo e la gestione della posta elettronica, risparmiando tempi e costi.

Penso, ad esempio, alla posta elettronica strumento indispensabile, che tutti utilizzano,  ma che ha limiti e comporta diversi rischi, e allora perché, non renderlo uno strumento di vera condivisione e collaborazione, sicuro e affidabile, magari integrato ad un flusso di Work Flow, che mi avvisa, in automatico,  ogni volta che si verifica una determinata situazione ?

Ecco cosa vuol dire “andare oltre”, significa utilizzare, quando è fattibile, alcuni degli strumenti che già ci sono ma in un’ottica integrata, significa un nuovo modo di pensare, di lavorare e gestire l’Azienda e con la nostra soluzione EVODOC ciò è possibile.

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La dematerializzazione dei processi

Fattura elettronica, digitalizzazione nelle imprese, dematerializzazione dei processi, tutti argomenti noti alle imprese.

Ne parlano riviste ed operatori di settore, evidenziandone i vantaggi, ma forse la vera innovazione non è solo questa. Forse, c’è molto di più e si può andare oltre!

Ne parliamo con Guglielmo Trivella, un’esperienza maturata in oltre trenta anni di attività nel settore IT, Amministratore Delegato di Zerod, società dinamica e proattiva, specializzata nella progettazione, sviluppo e gestione di soluzioni innovative, nel settore del Document Management.

Perché sig. Trivella ritiene che la digitalizzazione delle imprese, attraverso la dematerializzazione dei vari processi aziendali, rappresenti un vantaggio per l’azienda ?

La digitalizzazione è ormai un processo avviato nelle aziende di ogni dimensione. Possiamo tranquillamente dire che si tratta di una svolta epocale nel modo di fare impresa:

a) da una parte la possibilità di sostituire il documento cartaceo con una sicura versione digitale
b) dall’altra l’utilizzo di software capaci di snellire l’organizzazione dell’azienda, risparmiando tempo e risorse.

Ad oggi però, il processo di digitalizzazione è nella maggior parte dei casi usato limitatamente al trasformare il documento cartaceo in documento digitale, senza quindi cambiare le procedure aziendali e quindi senza porre soluzione alle criticità organizzative, e questo di per sé, certamente aiuta, ma non porta grandi benefici all’azienda, né una grande innovazione.

La vera soluzione innovativa, quella che comporta benefici concreti e competitivi per l’azienda e tangibili nel breve, è quella di dematerializzare il processo, non il documento!

Questo perché ciò che davvero è importante per l’azienda e che permette di prendere decisioni corrette, è l’informazione, il dato, e non il documento che li contiene.

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Digitalizzare le aziende, ma con la priorità di dematerializzare i processi.

I tempi sono maturi per fare i modo che la digitalizzazione dei processi aziendali si compia, in particolare nel panorama delle piccole-medie imprese.

Una soluzione può venire dalla dematerializzazione dei processi aziendali.

Dematerializzare i processi è ciò che conta.

Capita che il processo di digitalizzazione sia rallentato da situazioni indipendenti dalla volontà imprenditoriale, che contribuiscono a disorientare chi è interessato ad investire risorse in questo ambito. La digitalizzazione è ormai una svolta epocale nel modo di fare impresa. La sostituzione del documento cartaceo con quello digitale e la possibilità di utilizzo di software configurabili per snellire l’organizzazione aziendale sostituendo strumenti obsoleti utilizzati sinora, rendono questo approccio procedurale ormai insostituibile.

L’utilizzo più noto è quello della dematerializzazione dei documenti, ma è quello che apporta meno benefici all’azienda: si limita a sostituire il supporto del documento, che per questa ragione tende a replicare la procedura aziendale esistente, ottenendo come risultato, nella migliore delle ipotesi, una riduzione del cartaceo circolante, ma che lascia inalterate tutte le criticità organizzative e le conseguenti diseconomie.

Il metodo che consigliamo

Il metodo che invece deve essere adottato, è quello di dematerializzare il processo e non il documento, per fare in modo che quest’ultimo sia solamente un output opzionale, una rappresentazione grafica on-demand e niente più, del flusso procedurale e non ne sia invece un collo di bottiglia. Questo significa che è importante il dato e non il documento che lo contiene. I dati possono essere oggetto di verifiche automatizzate, possono essere letti automaticamente e determinare esiti di processo in base a regole pianificate, mentre nel momento in cui nel flusso procedurale compare un documento in formato analogico per forza di cose vengono meno gran parte delle possibili opportunità di elaborazione.

Fattura elettronica e NSO per la PA e strumenti di dematerializzazione.

Dematerializzare un processo impone un’attenta analisi dell’esistente, soprattutto perché in modo critico occorre mettersi in discussione e individuare le aree che possono essere tradotte da subito in un flusso regolato di operazioni e localizzare quelle in cui intervenire in modo che lo diventino.

Riorganizzare i processi

La corretta reingegnerizzazione di processi deve portare necessariamente a una velocizzazione dell’avanzamento di processo evitando accuratamente ogni duplicazione dello stesso dato, il reinserimento manuale e, rispetto alla situazione precedente, a una riduzione dei task di cui ne è composto; la proattività nel verificare costantemente le performance di processo è inoltre il fattore determinante per adeguare rapidamente la propria organizzazione alle mutate condizioni in cui ci si trova ad operare.

Per quanto abbiamo visto finora, nell’ambito interno all’azienda, la dematerializzazione ha ben pochi vincoli. Semmai la necessità di compromessi è richiesta quando il processo include attività che mettono in relazione l’azienda con la pubblica amministrazione. Incredibilmente la soluzione che più avvicina la PA all’argomento oggetto dell’articolo è quella che più è stata osteggiata da aziende e relativi consulenti: la fattura elettronica B2B. Un unico esempio, insieme al prossimo progetto NSO (il primo febbraio 2020 lo strumenta diventa obbligatorio per lo scambio di documenti d’ordine tra fornitori ed enti del Servizio Sanitario Nazionale) di una modalità operativa che privilegia l’acquisizione del dato in tempo reale e che si pone effettivamente come un servizio.

Innegabile è la constatazione che, in questi mesi, non sia stato colto il valore di un servizio, che invece è stato percepito come l’ennesimo adempimento e non un potente strumento su cui fare leva per esigere lo snellimento di tutte quelle dichiarazioni che la normativa fiscale ancora richiede.

 

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ZEROD storica alleanza in Francia

ZEROD storica alleanza in Francia.

Zerod, azienda Bresciana, specializzata nel fornire soluzioni documentali innovative, dopo aver stretto accordi commerciali con importanti aziende Italiane, varca ora i confini nazionali, entrando nel territorio francese.

Grazie ad un’importante e strategica alleanza con Arteva, società leader nella gestione dei flussi EDI (Electronic Data Interchange) e EAI (Enterprise Application Integration) si è creata una forte sinergia, che a poche settimane dalla sigla dell’accordo, sta già producendo i primi significativi risultati, con l’acquisizione di alcuni importanti clienti, leader nel proprio settore.

La stretta sinergia tra Arteva e Zerod, anche in funzione dell’evoluzione delle normative attuali relative alla fatturazione elettronica,  permetterà ad entrambe le società di ampliare la gamma di soluzioni da proporre ai clienti e rappresenta il primo passo verso l’espansione di Zerod oltre i confini nazionali.