Perchè scegliere la gestione documentale?

La gestione documentale evoluta è una piattaforma integrata di servizi per l’azienda

Le suite di gestione documentale si stanno ulteriormente affermando, anche grazie alla fatturazione elettronica e all’NSO che ne hanno forzatamente reso necessario l’utilizzo anche solo a livello minimo, come uno strumento indispensabile per il corretto svolgimento delle attività aziendali; purtroppo spesso l’introduzione di questo nuovo strumento di lavoro rimane stand-alone rispetto all’installato esistente e di conseguenza diversi processi aziendali possono risultare disarticolati e talvolta anche ridondanti rispetto alla soluzione ottimale, impedendo agli utilizzatori di percepirne i benefici attesi di cui si è parlato diffusamente da almeno un anno a questa parte.

In mancanza di una vera e propria pianificazione di sviluppo per ogni singola area aziendale, i problemi non vengono risolti e si stratificano una serie di strumenti e relative procedure di utilizzo (errate o corrette che siano), che oltre ad influire negativamente sia in termini economici che operativi, rendono difficile l’accesso e la condivisione di dati e informazioni, sia all’interno della struttura aziendale che soprattutto dall’esterno, quando per scelta o per necessità si devono adottare soluzioni di telelavoro o di smart working.

Per chiarezza estrema, a costo di sembrare banale, il sistema informativo aziendale deve essere percepito e di conseguenza trattato e implementato, alla stessa stregua di un impianto elettrico o termico, per cui la razionale progettazione e la normale e doverosa fluidità e continuità di funzionamento, deve essere un imprescindibile caratteristica che anche tutti i sistemi informativi devono possedere.

Tenendo ben presente le necessità e le aspettative aziendali, una mancata o parziale integrazione in uno flusso di lavoro ordinato di tutte le procedure aziendali, porta buona parte dei seguenti svantaggi:

  • Crescita poco controllata di dati strutturati e non con probabili ridondanze e disallineamenti
  • Contenuti “bloccati” e frammentati all’interno di applicazioni specifiche
  • Eccessiva frammentazione delle attività e conseguente aumento di utenti e applicazioni
  • Approccio non consistente al record management
  • Difficoltà di produttiva collaborazione tra utenti e di condivisione dati e informazioni

E’ evidente che la soluzione dei potenziali o già esistenti problemi è da ricercare fin da subito in uno strumento che garantisca omogeneità di utilizzo, ma che allo stesso tempo sia flessibile e facilmente implementabile e permetta soprattutto di coprire tutte le aree operative non gestite dall’ERP in uso all’azienda e che da questo possa acquisire dati da strutturare in modo sicuro e affidabile e di conseguenza facilmente consultabili.

Lo strumento ideale non può essere che quello citato nel titolo dell’articolo, a condizione che sia evoluto ad un livello sufficiente per essere considerato alla stessa stregua di una piattaforma di servizi modellabili e disponga di un service manager paragonabile ad un vero e proprio ambiente di sviluppo in cui si possa sviluppare soluzioni di workflow management, sia in grado di interfacciarsi con più database esterni, per strutturare in modo autonomo i dati e divenire in questo modo anche un potente strumento di report e di analisi e possa interfacciare o eseguire anche software di terzi.

Il punto di forza che deve essere considerato un vero e proprio asset aziendale e come tale valorizzato e sviluppato costantemente, è quello di superare il concetto di document management, ossia relativo ad una organizzazione aziendale che necessita di documenti statici per condividere informazioni, per implementare un records management che privilegi ove possibile la gestione e la condivisione di dati/informazioni aggiornabili in tempo reale e utilizzabili in modo più flessibile potendoli strutturare o aggregare liberamente con regole certe che ne garantiscano l’affidabilità. Una procedura che privilegia la gestione dei dati identificandone la reale utilità e le conseguenti autorizzazioni, avrà un minor bisogno di manutenzione e sarà di conseguenza meno soggetta a obsolescenza rispetto ad una equivalente, per i medesimi scopi, che abbia come priorità  la creazione e la gestione di documenti.

C’è sempre più bisogno in sostanza di uno strumento sufficientemente articolato e flessibile, che funga da collante tra le diverse applicazioni aziendali e tra le diverse aree operative, che vada a riempire quelle “bolle” che interrompono o rallentano il corretto avanzamento di una procedura aziendale e che alimenti nuove opportunità di miglioramento organizzativo e operativo.

Non esiste ovviamente una comune “to do list” che possa entrare nei dettagli su come perseguire questi obiettivi, ma è sicuramente possibile indicare alcuni principi da adottare e le “trappole” da evitare per conseguire risultati notevoli in termini di efficienza  produttività; tutto questo considerando che i punti che andrò ad elencare sono ampiamente realizzabili con diverse suite software, tra le quali ad esempio quella dell’azienda con cui collaboro e che perciò mi permette di trattare l’argomento a ragion veduta.

  • Smettete di pensare e produrre un documento statico per la consultazione dei dati (salvo ovviamente quanto previsto dalla normativa fiscale), ma piuttosto alla modalità di accesso e visualizzazione delle informazioni. Il documento non è navigabile o espandibile, le informazioni ben strutturate si, e lo sono fino ai livelli minimi di dettaglio concessi dal database di riferimento. Si consideri che è anche più agevole profilare le autorizzazioni dei vari utenti al livello di dettaglio desiderato e necessario.
  • L’accessibilità ai dati e ai documenti deve poter avvenire indifferentemente sia all’interno della rete aziendale che, previa attenta analisi della sicurezza e relative misure di protezione, attraverso il web; scelte dirigenziali potranno in alcuni casi prudentemente limitare l’utilizzo del web, in ogni caso l’opzione deve essere messa in conto.
  • La posta elettronica è ottima per l’invio di corrispondenza a terzi, ma non è il veicolo ideale per gestire in modo strutturato la comunicazione di dati all’interno dell’azienda. Il dato o l’informazione deve essere accessibile a chi ne ha l’autorizzazione in modo diretto, utilizzando precisi strumenti con modalità preventivamente definite.
  • Canalizzare e gestire la posta elettronica aziendale in ingresso, verificando il mittente e/o l’oggetto della mail, in modo che possa essere condivisa ove necessario e possa tradursi automaticamente in una attività da portare a termine in modo controllato, tracciato e condiviso.
  • Strutturare dati e documenti diversi in modo che possano essere collegabili tra di loro se riferiti ad una stessa istanza. Il risultato può essere ottenuto con regole di fascicolazione logica (attribuzione di un numero pratica/procedura comune) oppure correlando automaticamente i records/documenti in base a un dato comune (es: codici, riferimenti interni quali numero documento precedente e/o successivo etc.)
  • Per quanto possibile evitare l’elaborazione manuale di report ripetitivi (soprattutto se comuni a più utenti e vitando così repliche degli stessi output) delegando questo compito alla suite di document e record management che lo potrà eseguire dinamicamente oppure a frequenza schedulata; la visualizzazione potrà avvenire attraverso la piattaforma.
  • Mappare le procedure aziendali “as is” e implementarle opportunamente riviste nel workflow management della piattaforma avendo particolare cura nel concatenare procedure fra di loro interdipendenti in modo che si possa verificare l’avanzamento di un’attività.

Spero che queste mie considerazioni siano spunti di riflessione per la valutazione della realtà aziendale sotto un’altra prospettiva.

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